发站营业部接到查询电报后，应立即查找核对，如不属于本营业部责任，应将装车日期、车次、签收情况电复到站营业部，并抄知接收的列车主管单位（隶属营业部）。列车主管单位接到电报后，如不属于本单位责任，应将卸车站和卸车日期、签收情况电复到站营业部，并抄知卸车站营业部。有关营业部、列车主管单位按此顺序查找。
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