日本企业要求秘书每天都须甄别、整理文件，保存需要的，舍弃不需要的。秘书至少半年内须整理一次留存的文件，无必要存放在办公室的，或换地方，或舍弃。凡两年以上不再使用的文件，应按规定舍弃，或移送文件库。凡舍弃的文件，要提供清单让上司过目，让其了解，然后才能销毁。
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