日本企业要求秘书每天都须甄别、整理文件,保存需要的,舍弃不需要的。秘书至少半年内须整理一次留存的文件,无必要存放在办公室的,或换地方,或舍弃。凡两年以上不再使用的文件,应按规定舍弃,或移送文件库。凡舍弃的文件,要提供清单让上司过目,让其了解,然后才能销毁。
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